Aller Anfang ist schwer: Wie man ein agiles Team aufbaut

Die digitale Transformation stellt Unternehmen vor die Herausforderung, schneller auf neue Marktanforderungen und Kundenwünsche eingehen zu müssen. Darum entscheiden sich immer mehr Unternehmen dafür, agile arbeitende Teams einzuführen. Oftmals fehlt es jedoch an praktischem Wissen, wie agile Teams in der Praxis während des laufenden Betriebs eingeführt werden können. Widerstand von Management und Mitarbeitern, unrealistische Erwartungshaltungen und mangelnde technologische Infrastruktur sind nur einige der Hürden beim Aufbau von agilen Teams.

Blaue Grafik mit 6 Aufzählpunkten zur Einführung von Scrum Projektmanagement
6 Tipps zur erfolgreichen Einführung von agilen Methoden

1.  Widerstände antizipieren: Wandel der Unternehmenskultur coachen

In etablierten Unternehmen, die seit vielen Jahren erfolgreich nach klassischen Projektmanagementmethoden gearbeitet haben, lassen sich agile Strukturen nicht ohne weiteres einführen. Widerstand ist sowohl von den Mitarbeitern selbst als auch von der Managementebene zu erwarten. Auf Mitarbeiterseite liegt der Widerspruch daran begründet, dass Agilität und die angestrebte schnellere Reaktionszeiten auf Kundenwünsche als zusätzlicher Verantwortungsdruck missverstanden wird.

Auf der Management-Seite herrscht Skepsis, weil inhaltliche Führungsverantwortung an das selbstorganisierende agile Team abgegeben werden muss. Darüber hinaus herrschen auf beiden Seiten instinktive Vorbehalte, die Sicherheit der etablierten Arbeitsweisen hinter sich zu lassen und sich auf die neuen, vermeintlich unsicheren Methoden einzulassen. Beim Aufbau von agilen Teams haben sich darum Scrum Workshops bewährt, damit Führungs- und Fachkräfte die Vorteile und Verantwortlichkeiten agiler Kooperation erlernen können.

2. Jeder Wandel beginnt mit Werten

Für die erfolgreiche Einführung von agilen Projektmanagementmethoden und den Aufbau von agil kooperierenden Teams muss die Unternehmensführung frühzeitig einen kulturellen Wandel einläuten. Gemeinsam mit dem Führungsteam werden dabei die grundlegenden Unternehmenswerte hinterfragt und eine neue Vision etabliert. Denn kooperatives Zusammenarbeiten setzt voraus, dass alle Mitarbeiter dieselben agilen Werte wie Offenheit, Mut und Selbstverpflichtung verinnerlicht haben.

Bei der Definition der Unternehmenswerte und der Entwicklung der unternehmerischen Vision ist externe Unterstützung durch eine erfahrene Beratungsagentur wie AGILERO sinnvoll. Immerhin sollen diese Kernwerte der Unternehmensmarke mehrere Jahre bestand haben! Erst wenn agile Unternehmenswerte und die Zukunftsvision des Unternehmens klar definiert sind, kann eine unternehmensspezifische Strategie zur Einführung und Etablierung von agilen Teams entwickelt werden.

3. Transparente Kommunikationsstrukturen schaffen

Transparenz ist ein fundamentaler Aspekt des agilen Arbeitens und zählt zu den Grundlagen von Scrum: Nur wenn alle Mitglieder des agilen Teams dieselben Informationsstand haben, können sie sich gegenseitig optimal unterstützen. In der Praxis scheitert Transparenz jedoch oft an überholter und inflexibler E-Mail- und Protokollkultur. Abhilfe schaffen für alle sichtbare und zugängliche Kommunikationsmittel wie das Kanban-Board oder die Software Jira. Während das Kanban-Board dem Team erleichtert, die täglichen Aufgaben im Blick zu behalten, wird Jira für die Pflege des dynamischen, täglich aktualisierten Anforderungsprotokolls eingesetzt. Der Umgang mit diesen agilen Tools muss ebenfalls erlernt und verinnerlicht werden. Für den Einführung und den Aufbau von agilen Teams ist es darum sinnvoll, das Pilot-Projekt durch einen erfahrenen Scrum Master von AGILERO begleiten zu lassen.

4. Agile Teams bereichsübergreifend aufbauen

Im Gegensatz zu klassischen Arbeitsweise arbeiten agile Teams bereichsübergreifend. D.h. die Spezialisten aus Marketing und Kommunikation aus dem Vertrieb, aus der Entwicklung und der Produktion arbeiten gemeinsam an der Lösung eines zentralen Kundenproblems. Durch die gegenseitige Unterstützung und das bereichsübergreifende arbeiten steigt der Wissensstand über Kunden Bedürfnisse aus unterschiedlichen Perspektiven. So und nur so kann ein tieferes Verständnis für die diversen Aspekte der Kundenwünsche gewonnen werden. Nur so lassen sich neue kundenfreundliche Produktlösungen entwickeln. In der Praxis führt das jedoch dazu, dass Ressourcen und Verantwortlichkeiten neu definiert werden müssen. Dabei ist unter anderem der Widerstand von Abteilungs- und Bereichsleitern zu berücksichtigen.

5. Einführung von Scrum mit Pilot-Team starten

In der Projektmanagementmethode Scrum hat es sich als erfolgreich erwiesen, statt ganzer Abteilungen zunächst ein Pilot-Team auf die Beine zu stellen. Für das erste agil arbeitende Team werden Mitarbeiter ausgewählt, die in vorbildlicher Weise die agilen Werte verkörpern. Dabei liegt die ideale Größe des Teams laut Scrum Guideline zwischen drei und neun Mitarbeitern. Im Team lernen die Mitarbeiter zunächst die Abläufe des agilen Projektmanagements (bzw. die so genannten Scrum Rituale und Scrum Artefakte).

Dabei durchlaufen sie verschiedene Phasen der Teambildung, die nach Tuckman definiert wurden als: Forming, Storming, Norming, Performing. Gerade in dieser Anfangszeit empfiehlt es sich, dass agile Pilot-Team durch einen erfahrenen Agile Coach oder Scrum Projektmanager betreuen zu lassen. Dieser kann Hindernisse in der Kommunikation und in den unternehmerischen Strukturen frühzeitig erkennen und beseitigen. Ziel dieser Teambuilding-Phase ist es, durch praktische Lernerfolge ebenso wie durch den Umgang mit Rückschlägen Vertrauen in die neuen agilen Arbeitsweisen zu fassen.

6. Scrum mit sicherem Pilot-Projekt starten

Ein klassischer Fehler bei der Einführung von agilen Arbeitsmethoden ist eine zu hohe Erwartungshaltung. Agilität ist kein Wundermittel, sondern eine Einstellung. Diese benötigt Zeit verinnerlicht zu werden und zu reifen. Die Richtlinien von Scrum sehen darum vor, das erste agile Projekt mit einem relativ sicheren und weniger komplexen Vorhaben zu starten. Zu hohe Komplexität ist für den Aufbau des agilen Teams nicht sinnvoll, da die kooperative Zusammenarbeit durch Fachdiskussion und Kompetenzgerangel verhindert wird. Nachdem die agilen Methoden erfolgreich im Unternehmen verankert sind, eignet sich agile Methoden wie Scrum jedoch hervorragend, um auch die zunehmend komplexen Anforderungen der Digitalen Transformation zu meistern.

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Agilero

„Die Digitalisierung ist erst der Anfang.“ AGILERO unterstützt Unternehmen bei der Digitalen Transformation und der Einführung von agilen Projektmanagement-Methoden.

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