Assets sind alle Daten, die für ein Unternehmen wertvoll sind. Als drittgrößter technischer Regelsetzer in Deutschland mit rund 135.000 Mitgliedern hat der VDI entsprechend viele Assets. Darum wurde im Rahmen eines Markenrelaunchs ein Digital Asset Management eingeführt, eine zentrale Plattform, mit der alle für die Marke relevanten Inhalte digital verwaltet und genutzt werden können. Dieses strategisch wichtige Projekt habe ich als Projektleiter für rheinfaktor von der Konzeption bis zur Umsetzung begleitet.
Die digitale Transformation und die zunehmende Datenflut stellen viele Unternehmen vor eine gigantische Herausforderung: Die über Jahre organisch gewachsene Medienbibliothek wird nur unregelmäßig gepflegt: Von Dokumenten, PDFs und Bildern liegen an diversen Orten unterschiedliche Versionen ab, die weder einheitlich benannt noch ordentlich verschlagwortet sind. Das macht die Suchen nach einer bestimmten Datei zum nervenaufreibenden Zeitfresser. Oft kann keiner mehr sagen, welcher Stand aktuell und ob die Lizenzen der Datei für eine bestimmte Verwendung noch gültig sind. Schlimmer noch: Jede Abteilung werkelt munter vor sich her und so entstehen mit der Zeit Insellösungen, bei der Videos auf einem Cloud-Server und Fotos lokal auf Rechnern abgespeichert werden. Das ist nicht nur hoch ineffizient, sondern ein potentielles Sicherheitsrisiko für Unternehmen. Eine moderne Lösung besteht in der Nutzung einer Digital Asset Management (DAM) Lösung.
Ein digitales Portal für alle Daten
Mit dem DAM können nicht nur alle gängigen Medien wie Grafiken, Fotos, Videos oder Word-Dokumente verwaltet werden. Es eignet sich auch, um einen leichten Zugang zu den Corporate Design-Richtlinien zu gewährleisten, die von den PR-, Marketing- und Kommunikation-Abteilungen ebenso wie von externen Agenturen und Druckereien benötigt werden. Alle geschäftsrelevanten Vorlagen wie Briefvorlagen für unterschiedliche Gesellschaften, Präsentationsvorlagen (PPT) oder Druckdateien können zentral abgelegt und dezentral genutzt werden. Und was ist mit den Brand Templates, also markenrelevanten Gestaltungsvorlagen für Social Media, Messen oder Events? Wenn man es genau bedenkt, gibt es unzählige Assets, die für die Markenkommunikation relevant sind.
Ein DAM ermöglicht mehr Effizienz in der Zusammenarbeit
Für den VDI lag das primäre Ziel darin, mit dem Brand Hub einen effizienten Workflow zwischen Agenturpartner, Ehrenamt und Mitarbeitenden zu gestalten. Alle Stakeholder vom Freelancer bis hin zu den Redakteuren im eigenen Haus sollten ein leicht bedienbares Tool bekommen, mit denen sie Assets finden und – entsprechend ihrer Rechte – konsumieren, bearbeiten oder teilen können. Statt die Corporate Design-Regeln umständlich in einem Markenhandbuch nachschlagen zu müssen, sollte der Fokus der zukünftigen Zusammenarbeit auf leicht verständliche Erklärungen, konkrete Beispiele und praktisch zu nutzenden Vorlagen beruhen. Dieser konzeptionelle Ansatz macht das Brand Hub extrem effizient: Workflows werden beschleunigt, Abstimmungsprozesse transparenter gestaltet und Fehler in der Markenkommunikation vermieden.
Warum Marketingverantwortliche auf Digital Asset Management setzen
Zentrale Plattform für eine einheitliche Markenführung
Als zentrale digitale Plattform für eine einheitliche Markenführung gewährleistet das VDI Brand Hub, dass das Corporate Design und die Kommunikation über alle Regionen, Beteiligungen und über alle Berührungspunkte mit der Marke hinweg konsistent angewendet wird – was für den drittgrößten technischer Regelsetzer mit rund 135.000 Mitgliedern von zentraler Bedeutung ist. Entscheidende Vorteile des VDI Brand Hubs sind:
- Verbesserte Zusammenarbeit: Mit Regionalorganisationen, Netzwerkpartnern, Ehrenamt und Mitgliedern
- Mehr Effizienz: In der Steuerung von Agenturen, Produzenten und Social Media Kampagnen
- Höhere Usability: Einfachere Nutzung durch intuitive Bedienung und künstliche Intelligenz
- Zukunftssicherheit: Zentrale Verwaltung aller verwendeten Medien inklusive der Lizenzen
Auf die Nutzer des VDI zugeschnitten
Der Scope macht deutlich, wie komplex und tiefgreifend die strategischen Vorüberlegungen sind, um alle Stakeholder mitzunehmen, die zum Teil sehr unterschiedliche Anforderungen an das DAM haben. Um die Plattform genau auf die Bedürfnisse des VDI anzupassen, mussten neben sicherheitsrelevanten IT-Fragen auch ganz pragmatische Dinge geklärt werden:
- Wie werden die Benutzerrollen Administrator, Redakteur und Konsument verteilt?
- Welche Rechte erhalten die Nutzer? Wer darf Assets einsehen, bearbeiten oder teilen? Wer darf Nutzer anlegen, bearbeiten und löschen oder die Ordnerstruktur anpassen?
- Wie können Workflows vom Upload und der Verschlagwortung der Assets über die Bearbeitung bis hin zur Freigabe und Archivierung zukünftig konsistent organisiert werden?
- Wie soll die neue unternehmensweite Ordnerstruktur aussehen? Welche Freiheiten in der Ordnerstruktur erhalten die Gesellschaften?
- Wie suchen die Nutzer nach Dateien?
- Welche Daten werden besonders häufig verwendet – oder müssen regelmäßig bearbeitet werden?
- Wie sollen Dateien benannt werden? Lässt sich eine einheitliche Nomenklatur realisieren?
- Welche Metadaten (Autor, Bildlizenz, Verwendungszweck…) werden benötigt?
- Welche für eine bestimmte Nutzergruppe dezidierten Portale müssen erstellt werden?
Nachdem wir alle Anforderungen systematisch erfasst und evaluiert hatten, wurden mehrere Anbieter von geeigneten Digital Asset Management-Lösungen von einem interdisziplinären Team aus IT, Marketing, Product Ownern und Regionalverantwortlichen auf Herz und Nieren getestet. Im Anschluss wurde der Roll Out des neuen Brand Hubs minutiös geplant, damit alle Nutzer von Anfang an die Vorteile des Systems in moderierten Workshops erleben konnten.
Ehrlich gesagt, bin ich ziemlich stolz darauf, dass die größte Community für Ingenieure in Deutschland bei diesem Mega-Projekt auf die Expertise von rheinfaktor und AGILERO vertraut hat.
